Abschlagsrechnung als Handwerker richtig erstellen: Alles was du wissen musst

Du hast einen großen Auftrag an Land gezogen – Badezimmer komplett sanieren, neues Dach, Elektrik im Rohbau. Klasse. Aber der Auftrag zieht sich über Wochen, du legst Material vor, beschäftigst deine Leute – und bekommst erst ganz am Ende Geld. Das muss nicht so sein. Genau dafür gibt es die Abschlagsrechnung: Sie erlaubt dir, schon während eines laufenden Projekts Teilzahlungen zu stellen. Wie du als Handwerker eine Abschlagsrechnung richtig erstellst, was draufmuss und wie du typische Fehler vermeidest – das erklären wir hier.

Was ist eine Abschlagsrechnung eigentlich?

Eine Abschlagsrechnung – manchmal auch Teilrechnung oder Abschlagsrechnung auf Vorauszahlung genannt – ist eine Zwischenrechnung, die du während eines laufenden Auftrags stellst. Du rechnest dabei einen Teil der vereinbarten Leistung ab, bevor das Gesamtprojekt abgeschlossen ist.

Das ist vollkommen legal und wird im Handwerk bei größeren Projekten eigentlich erwartet. Laut BGB (§ 632a) hast du sogar einen gesetzlichen Anspruch auf Abschlagszahlungen – sofern du erbrachte Leistungen nachvollziehbar dokumentierst. Kurz: Du musst dich nicht auf das Wohlwollen deines Kunden verlassen.

Wichtig zu verstehen: Eine Abschlagsrechnung ist kein fertiger Rechnungsabschluss. Sie ist ein Zwischenschritt. Am Ende folgt die Schlussrechnung, die alle Abschläge verrechnet und den offenen Restbetrag ausweist.

Was muss auf eine Abschlagsrechnung drauf?

Steuerlich wird die Abschlagsrechnung genauso behandelt wie eine normale Rechnung. Das heißt: Die gesetzlichen Pflichtangaben gelten auch hier vollständig.

Folgende Punkte müssen auf jeder Abschlagsrechnung stehen:

• Dein vollständiger Name und deine Anschrift (als Rechnungssteller)
• Name und Anschrift des Kunden
• Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer – auch für Abschlagsrechnungen gilt: jede Nummer darf nur einmal vorkommen
• Beschreibung der bisher erbrachten Leistungen – konkret, nicht nur "Bauarbeiten Woche 1"
• Abschlags- oder Teilbetrag mit ausgewiesener Mehrwertsteuer (falls du regelbesteuert bist)
• Bankverbindung und Zahlungsziel

Außerdem empfiehlt es sich, auf der Rechnung klar zu kennzeichnen, dass es sich um eine Abschlagsrechnung Nr. X zu einem bestimmten Auftrag handelt. So behältst du und dein Kunde den Überblick – besonders wenn mehrere Abschläge folgen.

Wie viele Abschlagsrechnungen darf ich stellen?

So viele, wie ihr vertraglich vereinbart habt – oder die erbrachten Leistungen rechtfertigen. Üblich ist bei mittleren Projekten ein Abschlag zu Beginn (nach Materiallieferung oder Auftragserteilung), einer in der Mitte und die Schlussrechnung am Ende.

Bei größeren Bauvorhaben können auch drei, vier oder mehr Abschlagsrechnungen sinnvoll sein. Wichtig ist, dass du immer nur das in Rechnung stellst, was bereits tatsächlich geleistet wurde. Den Wert der erbrachten Leistung musst du im Zweifel belegen können – zum Beispiel durch Fotos, Aufmaß oder ein Bautagebuch.

Ein häufiger Fehler: Handwerker stellen einen Abschlag pauschal in Höhe von 30 % des Auftragswertes, ohne konkret zu beschreiben, welche Leistungen damit abgerechnet werden. Das kann steuerlich und rechtlich problematisch werden. Beschreib lieber genau, was fertig ist.

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung – wie hängt das zusammen?

In der Schlussrechnung am Ende des Projekts rechnest du den Gesamtauftrag vollständig ab – und ziehst alle bereits bezahlten Abschläge davon ab. Was dann noch offen ist, zahlt der Kunde zum Schluss.

Beispiel:

• Gesamtauftrag: 12.000 € netto
• Abschlagsrechnung 1: 3.000 € (bereits bezahlt)
• Abschlagsrechnung 2: 4.000 € (bereits bezahlt)
• Schlussrechnung: 12.000 € – 7.000 € = 5.000 € offen

Die Schlussrechnung muss alle Abschlagsrechnungen namentlich aufführen. Nur so ist für das Finanzamt und den Kunden klar nachvollziehbar, was bereits beglichen wurde.

Abschlagsrechnungen ohne Papierchaos

Wenn du mehrere Abschlagsrechnungen pro Projekt und mehrere Projekte gleichzeitig laufen hast, verlierst du mit Word-Vorlagen und Excel schnell den Überblick. Welche Abschläge sind gestellt? Welche bezahlt? Was noch offen?

Genau hier hilft fertiggemacht: Du erstellst deine Abschlagsrechnungen direkt per App, gibst die erbrachten Leistungen ein und schickst die Rechnung als PDF an deinen Kunden – per WhatsApp oder E-Mail, direkt von der Baustelle. Alle Rechnungen zu einem Auftrag sind sauber verknüpft, du siehst auf einen Blick was bezahlt ist und was noch aussteht. Und die Schlussrechnung am Ende zieht die Abschläge automatisch ab.

Kein Papierstapel. Kein doppeltes Tippen. Kein Raten, welche Rechnungsnummer als nächstes dran ist.

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