Freelancer Rechnung: Alle Pflichtangaben die drauf müssen (2025)

Du hast einen Auftrag abgeschlossen, schickst die Rechnung raus – und zwei Tage später meldet sich der Kunde: „Die Rechnung hat keine Steuernummer. Kannst du die nochmal schicken?" Das kostet Zeit, wirkt unprofessionell und verzögert die Zahlung.

Dabei lässt sich das leicht vermeiden. Als Freelancer in Deutschland gibt es klare gesetzliche Vorgaben, welche Pflichtangaben auf eine Rechnung müssen. Wer die kennt und von Anfang an richtig macht, spart sich Nacharbeit und Ärger.

Was das Gesetz vorschreibt: Die Pflichtangaben im Überblick

Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) definiert, was eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Das gilt für alle Unternehmer – also auch für Freelancer, Selbstständige und Einzelunternehmer.

Diese Angaben sind verpflichtend:

• Vollständiger Name und Anschrift – von dir und deinem Auftraggeber
• Steuernummer oder USt-IdNr. – deine, ausgestellt vom Finanzamt
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer – eindeutig, nicht doppelt vergeben
• Menge und Art der Leistung – was hast du konkret gemacht?
• Zeitraum der Leistungserbringung – wann wurde die Arbeit erledigt?
• Nettobetrag
• Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
• Gesamtbetrag brutto

Klingt nach viel, ist aber schnell Routine – wenn du es einmal verstanden hast.

Freelancer Rechnung Pflichtangaben im Detail erklärt

Rechnungsnummer: Sie muss eindeutig und fortlaufend sein. Es gibt kein vorgeschriebenes Format – 2025-001 oder FM-0042 funktionieren beide. Wichtig: keine Lücken, keine Doppelungen. Das Finanzamt mag das nicht.

Steuernummer vs. USt-IdNr.: Du brauchst mindestens eine der beiden auf der Rechnung. Die Steuernummer bekommst du vom Finanzamt bei der Gewerbeanmeldung oder Freiberufleranmeldung. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist optional, aber praktisch bei Rechnungen an Kunden im EU-Ausland.

Leistungszeitraum: Viele Freelancer vergessen genau das. Es reicht nicht, nur das Rechnungsdatum zu schreiben. Du musst auch angeben, wann du die Leistung erbracht hast – z.B. „April 2026" oder „01.–15.04.2026". Dein Auftraggeber braucht das für seine Buchhaltung.

Netto, MwSt., Brutto: Bei einer normalen Rechnung mit 19 % (oder 7 %) Mehrwertsteuer gibst du alle drei Beträge aus. Bei Kleinunternehmern entfällt das – dazu gleich mehr.

Kleinunternehmer-Regelung: Andere Regeln, andere Rechnung

Wenn du unter die Kleinunternehmerregelung fällst (§ 19 UStG) – also im Vorjahr unter 25.000 € Umsatz hattest (ab 2025 neuer Schwellenwert) – darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen schreibst du einen Pflichthinweis auf die Rechnung:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Alle anderen Pflichtangaben bleiben gleich. Den Gesamtbetrag gibst du trotzdem an, aber ohne separaten Steuerausweis.

Wichtig: Wenn du als Kleinunternehmer versehentlich MwSt. ausweist, schuldest du dem Finanzamt diesen Betrag – auch wenn du ihn nicht eingenommen hast. Also: Hinweistext nicht vergessen.

Die häufigsten Fehler und wie du sie vermeidest

Fehlende Steuernummer: Passiert besonders am Anfang der Selbstständigkeit. Tipp: Leg dir eine Vorlage an, die die Nummer schon enthält – dann kannst du sie nicht vergessen.

Kein Leistungszeitraum: Du weißt, wann du gearbeitet hast – aber das gehört trotzdem auf die Rechnung. Immer mit rein.

Keine ordentliche Nummerierung: Excel-Sheets, Word-Dokumente, handgetippte PDFs – irgendwann verlierst du den Überblick. Eine App, die das automatisch erledigt, ist Gold wert.

Zu vage bei der Leistungsbeschreibung: „Webdesign" reicht nicht. Schreib lieber: „Gestaltung und Umsetzung der Landingpage für Projekt XY, April 2026". Das schützt dich auch bei späteren Streitigkeiten.

Kein Gesamtbetrag: Bei Kleinunternehmer-Rechnungen ohne MwSt. passiert das schnell. Aber auch dann muss ein Gesamtbetrag drauf.

So machst du es von Anfang an richtig

Der einfachste Weg: Nutz eine App, die dich durch alle Pflichtangaben führt und nichts vergisst. fertiggemacht macht genau das – du gibst deine Leistung ein, und die App erstellt eine rechtssichere Rechnung mit allen nötigen Feldern. Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitraum – alles drin, nix vergessen.

Du kannst die fertige Rechnung direkt als PDF per WhatsApp oder E-Mail rausschicken. Kein Suchen in alten Word-Vorlagen, kein manuelles Übertragen, kein Nachbessern wegen fehlender Angaben.

Probier fertiggemacht kostenlos aus und schreib deine erste rechtssichere Freelancer-Rechnung in unter zwei Minuten – auf fertiggemacht.de.