GoBD-konforme Rechnung als Handwerker: Was du wissen musst

Als Handwerker hast du wahrscheinlich schon mal den Begriff GoBD gehört – und ihn sofort wieder vergessen. Klingt nach Bürokratie, ist auch Bürokratie. Aber es ist die Art von Bürokratie, die dich beim Finanzamt in Schwierigkeiten bringen kann, wenn du sie ignorierst. Die gute Nachricht: GoBD-konforme Rechnungen schreiben ist gar nicht so kompliziert, wenn du weißt, worauf es ankommt.

Was ist die GoBD überhaupt?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Schon der Name macht deutlich, dass das kein Hobbygesetz ist.

Im Kern geht es darum: Wenn du deine Buchhaltung digital machst – also Rechnungen am Computer schreibst, per App erstellst oder als PDF versendest – dann musst du dabei bestimmte Spielregeln einhalten. Das Finanzamt will sicherstellen, dass Belege nicht nachträglich verändert werden können und dass alles nachvollziehbar bleibt.

Für dich als Handwerker bedeutet das konkret: Eine Rechnung, die du mit Word schreibst, abspeicherst und dann nochmal anpasst, ist im Zweifelsfall GoBD-problematisch – weil sie veränderbar ist und keine Versionshistorie hat.

Was muss auf eine GoBD-konforme Rechnung?

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung kennst du vielleicht schon vom Umsatzsteuergesetz. GoBD fügt noch eine Ebene hinzu: Nicht nur was draufsteht, sondern wie die Rechnung gespeichert und archiviert wird.

Die Pflichtangaben auf jeder Rechnung sind:

• Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
• Fortlaufende Rechnungsnummer (eindeutig, nicht wiederholbar)
• Ausstellungsdatum
• Leistungsdatum oder Lieferdatum (auch wenn es identisch mit dem Rechnungsdatum ist – das muss explizit stehen)
• Genaue Beschreibung der Leistung (nicht einfach „Arbeiten laut Auftrag")
• Menge, Einzelpreis und Gesamtbetrag
• Steuersatz und Steuerbetrag – oder bei Kleinunternehmern der entsprechende Hinweis

Das ist erstmal nichts Neues. Der GoBD-Teil kommt bei der Aufbewahrung ins Spiel.

GoBD und Aufbewahrung: Was du beachten musst

Hier wird es für viele Handwerker knifflig. Du bist verpflichtet, Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren – das weißt du vermutlich. Was viele nicht wissen: Wenn du Rechnungen digital erstellst, müssen sie auch unveränderbar archiviert sein.

Das heißt: Eine Excel-Tabelle reicht nicht. Ein Word-Dokument, das du einfach auf der Festplatte lagerst, reicht nicht. Du brauchst entweder:

1. Ein revisionssicheres System, das Änderungen protokolliert und verhindert, oder
2. PDF/A-Format mit Zeitstempel und gesicherter Ablage

Außerdem gilt: Wenn du eine Rechnung als PDF per E-Mail verschickst, musst du auch die E-Mail aufbewahren – sie ist Teil des Belegs. Und der Originalbeleg muss so archiviert sein, dass er sich nicht mehr verändern lässt, nachdem er fertiggestellt wurde.

Das klingt nach viel Aufwand, und mit einem handgestrickten System aus Ordnern und Word-Dateien ist es das auch. Mit der richtigen Software passiert das alles automatisch im Hintergrund.

Typische Fehler, die Handwerker bei Rechnungen machen

In der Praxis sieht es leider oft so aus: Rechnung in Word, eine Kopie gespeichert, vielleicht nach sechs Monaten nochmal geöffnet und „kurz was geändert". Genau das ist das Problem.

Ein paar häufige Fehler:

• Keine fortlaufende Rechnungsnummer – oder eine, die Lücken hat (das sieht nach Manipulation aus)
• Leistungsdatum fehlt – das Finanzamt will wissen, wann du gearbeitet hast, nicht nur wann du die Rechnung geschrieben hast
• Zu vage Leistungsbeschreibungen – „Reparaturarbeiten" reicht nicht, wenn es um tausende Euro geht
• Nachträgliche Änderungen ohne Stornierung – wenn sich ein Fehler eingeschlichen hat, musst du die alte Rechnung stornieren und eine neue ausstellen, nicht einfach überschreiben

Bei einer Betriebsprüfung können solche Fehler teuer werden. Das Finanzamt kann Rechnungen die nicht GoBD-konform archiviert sind, im schlimmsten Fall nicht anerkennen.

Wie du das einfach in den Griff kriegst

Der einfachste Weg, GoBD-konform zu arbeiten, ist eine Software zu nutzen, die das von Haus aus mitbringt. Keine manuelle Archivierung, keine Word-Dokumente, kein Risiko versehentlicher Änderungen.

fertiggemacht ist genau dafür gebaut. Die App erstellt deine Rechnungen mit allen Pflichtangaben, vergibt automatisch fortlaufende Rechnungsnummern und speichert alles revisionssicher als PDF. Du kannst Rechnungen nach dem Versand nicht mehr unbemerkt verändern – was erst mal ungewohnt klingt, aber genau das ist, was die GoBD fordert.

Kein Papierkram, kein Ordner-Chaos, keine Sorge vor der nächsten Betriebsprüfung. Du erstellst die Rechnung direkt auf der Baustelle, schickst sie per WhatsApp oder E-Mail – und fertiggemacht kümmert sich um den Rest.

Wenn du bis jetzt noch mit Word oder Excel arbeitest und dir nicht sicher bist, ob deine Belege GoBD-konform sind: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt zu wechseln. Teste fertiggemacht kostenlos – ohne Abo, ohne Risiko.