Proforma Rechnung kostenlos erstellen: Vorlage + wann du sie brauchst

Du hast einen Auftrag so gut wie in der Tasche – der Kunde möchte aber erst eine Proforma Rechnung sehen, bevor er grünes Licht gibt. Oder du lieferst ins Ausland und die Spedition fragt nach einem Dokument für den Zoll. Klingt bürokratisch, ist aber schnell erledigt – wenn du weißt, was eine Proforma Rechnung überhaupt ist und was draufgehört.

Was ist eine Proforma Rechnung eigentlich?

Eine Proforma Rechnung (manchmal auch „Pro-Forma-Rechnung" oder einfach „Vorabrechnung" genannt) ist kein echtes Rechnungsdokument im steuerrechtlichen Sinne. Sie ist eher eine unverbindliche Vorschau: Sie zeigt dem Empfänger, was er zu erwarten hat – Leistungen, Preise, Menge – ohne dass damit eine Zahlungspflicht entsteht.

Das bedeutet konkret:

• Du stellst keine echte Forderung
• Es entsteht keine Mehrwertsteuerpflicht
• Das Dokument ist kein Buchungsbeleg

Proforma Rechnungen werden häufig genutzt für Zollanmeldungen bei Auslandslieferungen, Muster- oder Warensendungen ohne Kaufcharakter, interne Kostenkalkulation oder wenn ein Kunde vorab Klarheit über den Preis haben möchte, ohne schon verbindlich zu bestellen.

Was muss auf eine Proforma Rechnung drauf?

Weil das Dokument keine echte Rechnung ist, gibt es keine gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben – aber es sollte trotzdem vollständig sein, damit der Empfänger (oder der Zoll) damit arbeiten kann.

Diese Informationen solltest du angeben:

• Die Bezeichnung „Proforma Rechnung" oder „Proforma Invoice" gut sichtbar oben
• Dein Name / Firmenname und deine Adresse
• Name und Adresse des Empfängers
• Datum der Ausstellung
• Leistungen oder Waren mit Menge und Einzelpreis
• Gesamtbetrag (netto, ggf. Hinweis auf Steuerfreiheit)
• Bei Auslandslieferungen: Währung, Zolltarifnummer, Ursprungsland, Gewicht

Was du nicht draufschreiben solltest: eine fortlaufende Rechnungsnummer (das würde es wie eine echte Rechnung wirken lassen) und den Hinweis auf einen Zahlungstermin.

Der Unterschied zur echten Rechnung

Eine ordentliche Rechnung – die du deinem Steuerberater gibst und die dein Kunde als Beleg für die Vorsteuer nutzt – hat klare gesetzliche Anforderungen: fortlaufende Nummer, Steuernummer, Umsatzsteuerausweis und so weiter.

Die Proforma Rechnung ist davon komplett getrennt. Sie ist ein Informationsdokument, kein Buchungsbeleg. Wer eine Proforma Rechnung ausstellt und versehentlich Mehrwertsteuer ausweist, hat jedoch ein Problem – denn ausgewiesene Steuer muss abgeführt werden, auch wenn keine echte Lieferung dahintersteht. Also: lieber ganz ohne Steuerausweis, oder mit einem klaren Hinweis wie „Proforma – keine steuerliche Rechnung".

Proforma Rechnung kostenlos erstellen – so geht's schnell

Für eine einmalige Proforma Rechnung reicht oft ein schlichtes Word-Dokument oder eine Vorlage als PDF. Wenn du aber regelmäßig Angebote und Rechnungen schreibst – und dabei ab und zu auch eine Proforma Rechnung brauchst – lohnt es sich, ein Tool zu nutzen, das dir das Dokument in einer Minute fertig ausspuckt.

Mit fertiggemacht kannst du Dokumente wie Angebote und Rechnungen direkt per App erstellen, als PDF herunterladen und sofort per WhatsApp oder E-Mail weiterschicken. Für eine Proforma Rechnung reicht es, einfach ein Angebot zu erstellen, die Posten einzutragen und das Dokument als „Proforma" zu beschriften – fertig ist dein professionell aussehendes Dokument, ohne Word-Formatierungsärger.

Häufige Fehler beim Erstellen einer Proforma Rechnung

Fehler 1: Umsatzsteuer ausweisen Sobald du Steuer auf einem Dokument ausweist, musst du sie auch abführen. Bei Proforma Rechnungen gilt: kein Steuerausweis, oder expliziter Hinweis, dass es sich um keine steuerliche Rechnung handelt.

Fehler 2: Rechnungsnummer vergeben Damit wirkt das Dokument wie eine echte Rechnung und kann in der Buchhaltung für Verwirrung sorgen. Lass die Nummer einfach weg oder nutze einen eigenen Nummernkreis (z. B. „PF-2025-001").

Fehler 3: Zahlungsziel angeben Das suggeriert eine Zahlungspflicht, die bei einer Proforma Rechnung nicht besteht.

Fehler 4: Gar kein Dokument ausstellen Viele Selbstständige und Handwerker unterschätzen, wie oft Kunden oder Speditionsdienstleister ein solches Dokument als Voraussetzung für die weitere Abwicklung brauchen. Besser du hast es in zwei Minuten fertig als der Auftrag hängt.

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Proforma Rechnungen sind kein großes Ding – aber wenn du sie brauchst, sollten sie schnell und sauber da sein. Mit einer App wie fertiggemacht hast du alle Infos auf einen Blick, kannst das Dokument sofort versenden und sparst dir den ganzen Formatierungsaufwand. Kostenlos starten, kein Abo nötig.