Rechnung als Handwerker: Was muss drauf? Alle Pflichtangaben erklärt

Du hast gute Arbeit geleistet, die Baustelle ist fertig – und jetzt willst du endlich dein Geld sehen. Aber bevor du die Rechnung als Handwerker rausschickst: Weißt du wirklich, was draufstehen muss? Fehlende Pflichtangaben können dazu führen, dass dein Kunde die Zahlung verzögert, dein Steuerberater nachhakt oder das Finanzamt dir Ärger macht. Das Gute ist: Wenn du einmal weißt, was rein muss, ist es keine Raketenwissenschaft mehr.

Das muss auf jede Rechnung als Handwerker drauf

Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) legt klar fest, was auf einer ordentlichen Rechnung stehen muss – sobald der Betrag 250 Euro brutto übersteigt. Hier sind alle Pflichtangaben im Überblick:

Vollständiger Name und Anschrift von dir als Aussteller und vom Kunden. Eine E-Mail-Adresse reicht nicht, es muss eine echte Postadresse sein.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer – du brauchst mindestens eine davon. Die Steuernummer bekommst du vom Finanzamt, die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern. Ohne diese Angabe ist deine Rechnung schlicht ungültig.

Rechnungsdatum – wann du die Rechnung ausgestellt hast. Klingt banal, ist aber Pflicht.

Eindeutige Rechnungsnummer – eine fortlaufende Nummer, die jede Rechnung genau einmal vergibt. Keine Lücken, keine Doppelungen. Das Finanzamt besteht auf Ordnung.

Genaue Leistungsbeschreibung – was hast du wann gemacht? "Renovierungsarbeiten" reicht nicht. "Streichen der Innenräume EG, ca. 120 m², inkl. Grundierung und zwei Anstriche, Farbe vom Kunden gestellt" ist besser. Je konkreter, desto weniger Rückfragen.

Leistungszeitraum oder Lieferdatum – wann du die Arbeit tatsächlich ausgeführt hast, nicht wann du die Rechnung schreibst. Das vergessen viele Handwerker regelmäßig.

Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag – alle vier Positionen müssen getrennt ausgewiesen sein. Also zum Beispiel: 1.000 € netto + 190 € MwSt (19 %) = 1.190 € brutto. Wer einfach nur "1.190 €" hinschreibt, macht es falsch.

Sonderfall: Was Kleinunternehmer beachten müssen

Wenn du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG tätig bist, weist du keine Mehrwertsteuer aus – aber du musst das auf der Rechnung ausdrücklich erklären. Ein Satz wie dieser reicht:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Was du nicht tun darfst: einfach schweigen. Eine Rechnung ohne MwSt-Ausweis und ohne diesen Hinweis sieht aus wie ein Fehler – und kann zu Rückfragen vom Finanzamt führen.

Für sogenannte Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto gelten vereinfachte Regeln. Dort reichen Name und Anschrift des Ausstellers, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung, Entgelt und Steuersatz. In der Praxis schreibst du als Handwerker aber selten Rechnungen unter 250 Euro – also lieber gleich alles vollständig machen.

Die häufigsten Fehler auf Handwerkerrechnungen

Die meisten Fehler entstehen nicht aus Absicht, sondern weil es schnell gehen muss – auf der Baustelle, im Transporter oder abends nach einem langen Tag. Hier sind die Klassiker, die immer wieder vorkommen:

Fehlende Steuernummer – klingt nach Kleinigkeit, ist aber ein echter Ablehnungsgrund. Dein Kunde kann die Rechnung zurückschicken, und du darfst neu beginnen.

Zu vage Leistungsbeschreibung – „Arbeiten laut Auftrag" oder „Reparatur" sind keine ausreichenden Beschreibungen. Du brauchst konkrete Angaben, die auch ein Außenstehender versteht.

Doppelte oder lückenhafte Rechnungsnummern – wenn deine Nummerierung nicht sauber ist, gibt das beim nächsten Steuerberatertermin Diskussionsstoff. Und im schlimmsten Fall ein Problem beim Finanzamt.

Leistungszeitraum fehlt – du trägst das Rechnungsdatum ein, vergisst aber anzugeben, wann du die Arbeit erledigt hast. Beides ist Pflicht, beides ist nicht dasselbe.

Netto und Brutto verwechselt – passiert öfter als man denkt, besonders wenn du mehrere Positionen hast und der Kopf schon beim nächsten Job ist.

So sparst du dir den Aufwand – für immer

Wenn du Rechnungen manuell in Word oder Excel schreibst, ist die Fehlerquote hoch. Du musst an alles selbst denken, jede Nummer von Hand vergeben, und wenn du müde bist, schleichen sich Fehler ein.

Mit fertiggemacht geht das deutlich entspannter. Du gibst einmal deine Basisdaten ein – Firmenname, Adresse, Steuernummer – und die App befüllt automatisch alle Pflichtfelder in jeder neuen Rechnung. Rechnungsnummern werden automatisch und fortlaufend vergeben. Den Leistungszeitraum setzt du mit zwei Taps. Am Ende bekommst du ein sauberes PDF, das du direkt per WhatsApp oder E-Mail verschicken kannst – von überall, auch direkt nach dem letzten Handgriff auf der Baustelle.

Keine vergessenen Pflichtangaben. Keine Rückfragen vom Steuerberater. Kein Stress.

Probier fertiggemacht kostenlos aus und erstell deine erste rechtssichere Handwerkerrechnung – in weniger als zwei Minuten, direkt vom Handy.