Stundensatz berechnen als Freelancer: Formel + kostenloser Rechner

Du bist Freelancer, der Auftrag ist da – aber was verlangst du eigentlich pro Stunde? Den Stundensatz berechnen gehört für Freelancer zu den wichtigsten unternehmerischen Entscheidungen. Wer hier zu niedrig ansetzt, arbeitet am Ende für weniger als ein Angestellter im gleichen Beruf. Und wer ihn einfach aus dem Bauch heraus festlegt, riskiert genau das.

Die gute Nachricht: Es gibt eine klare Formel. Keine Magie, kein Rätselraten – nur ein bisschen Mathematik und Ehrlichkeit zu sich selbst.

Warum der „Bauchgefühl-Stundensatz" fast immer zu niedrig ist

Viele Freelancer orientieren sich beim Stundensatz an Bekannten, an Stellenanzeigen oder an dem, was sie früher als Angestellte verdient haben. Der Fehler dabei: Als Angestellter hattest du Urlaubsgeld, Krankenversicherung, Büroausstattung, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und einen Chef, der die Sozialversicherungsbeiträge zur Hälfte übernimmt. Das alles fällt weg, wenn du selbstständig bist – und das alles musst du in deinen Stundensatz einpreisen.

Wer das nicht tut, erschafft sich einen Job, der schlechter bezahlt als eine normale Festanstellung.

Die Formel: So berechnest du deinen Stundensatz als Freelancer

Der Grundprinzip ist simpel:

Stundensatz = (Jahreskosten + Gewinnziel) ÷ bezahlbare Stunden pro Jahr

Gehen wir das Schritt für Schritt durch:

1. Jahreskosten ermitteln

Rechne zusammen, was du pro Jahr brauchst:

• Lebenshaltungskosten: Miete, Lebensmittel, Versicherungen, Freizeit – alles, was du zum Leben brauchst. Für viele liegt das bei 2.000–3.500 € im Monat, also 24.000–42.000 € im Jahr.
• Krankenversicherung: Als Selbstständiger zahlst du den vollen Beitrag selbst. Rechne mit ca. 300–800 € im Monat.
• Altersvorsorge: Mindestens 10–15 % deines Einkommens solltest du zurücklegen.
• Steuerrücklagen: Je nach Einkommenshöhe musst du 25–42 % für Einkommensteuer und ggf. Gewerbesteuer einplanen.
• Betriebskosten: Software, Büromaterial, Weiterbildung, Buchhaltung – realistisch 100–500 € im Monat.

Beispielrechnung:

• Lebenshaltung: 30.000 €
• Krankenversicherung: 5.400 €
• Altersvorsorge (15 %): 7.500 €
• Steuerrücklagen (30 %): 19.350 €
• Betriebskosten: 3.000 €

Gesamtbedarf: ca. 65.250 € pro Jahr

2. Bezahlbare Stunden ermitteln

Ein Jahr hat 52 Wochen. Davon gehen ab:

• Urlaub: 4–6 Wochen
• Feiertage: ca. 2 Wochen
• Krankheit: realistisch 2–3 Wochen einplanen
• Akquise, Buchhaltung, Admin: Das kostet leicht 30–40 % deiner Arbeitszeit

Bleiben bei einer 40-Stunden-Woche im Schnitt etwa 900–1.100 bezahlbare Stunden pro Jahr.

3. Stundensatz ausrechnen

Mit dem obigen Beispiel:

65.250 € ÷ 1.000 Stunden = 65,25 € pro Stunde (Netto)

Das ist dein Mindest-Stundensatz – nur um auf null zu kommen. Wer einen Puffer für Investitionen oder Wachstum will, muss noch 10–20 % draufschlagen.

Häufige Fehler beim Stundensatz – und wie du sie vermeidest

Fehler 1: Nur Bruttostunden zählen Viele rechnen mit 40 Stunden pro Woche als bezahlbare Zeit. Das stimmt nie. Meetings, Angebote schreiben, Rechnungen erstellen, E-Mails – das frisst Zeit, die kein Kunde bezahlt.

Fehler 2: Keine Steuerrücklagen einplanen Die Einkommensteuernachzahlung im nächsten Jahr trifft viele Freelancer unvorbereitet. Lege von jeder Rechnung sofort einen fixen Prozentsatz zur Seite.

Fehler 3: Den Stundensatz nie anpassen Kosten steigen, Erfahrung wächst, Nachfrage ändert sich. Überprüfe deinen Stundensatz mindestens einmal im Jahr.

Fehler 4: Sich am Wettbewerb orientieren Was Kollegen verlangen, hat nichts mit deinen Kosten zu tun. Kenne deinen eigenen Bedarf.

Was tun, wenn der errechnete Stundensatz zu hoch für den Markt wirkt?

Das ist das häufigste Unbehagen nach dieser Übung. Der gerechnete Stundensatz liegt bei 80 €, aber alle Konkurrenten verlangen 50 €.

Mögliche Antworten:

• Reduziere deine Kosten (was wirklich sinnvoll ist, vs. was nur Komfort ist)
• Erhöhe deine Auslastung (mehr bezahlbare Stunden)
• Positioniere dich für höherwertige Aufträge, die den Preis rechtfertigen
• Oder: Akzeptiere, dass der Stundensatz von 50 € für dich langfristig nicht funktioniert

Manchmal ist die ehrlichste Erkenntnis, dass ein bestimmtes Marktsegment einfach nicht tragfähig ist.

Angebote und Rechnungen nach dem Stundensatz schreiben

Sobald dein Stundensatz steht, geht's ans Schreiben. Und hier verlieren viele Freelancer wieder Zeit: Word-Vorlagen suchen, PDFs manuell anpassen, Rechnungen per E-Mail nachverfolgen.

Mit fertiggemacht geht das schneller: Du trägst deinen Stundensatz und deine Leistungen einmal ein, und kannst danach in Minuten ein professionelles Angebot oder eine Rechnung erstellen – direkt als PDF, zum Verschicken per WhatsApp oder E-Mail. Keine Vorlage suchen, keine Formatierungsprobleme.

Fang heute an, deinen Stundensatz ehrlich zu berechnen – und dann damit zu arbeiten. fertiggemacht.de hilft dir, die Zeit, die du danach mit Aufträgen verbringst, so effizient wie möglich zu nutzen.