Du bist Kleinunternehmer, hast deine erste Rechnung fertig – und fragst dich jetzt: Muss da eine Umsatzsteuer drauf? Und wenn nicht, was dann? Gute Frage. Der Umgang mit der Umsatzsteuer auf der Rechnung als Kleinunternehmer ist einer der häufigsten Stolpersteine beim Start in die Selbstständigkeit. Die gute Nachricht: Es ist gar nicht kompliziert, wenn du einmal weißt, was zu tun ist.

Was bedeutet Kleinunternehmerregelung überhaupt?

Die Kleinunternehmerregelung ist in §19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) geregelt. Sie erlaubt es dir, keine Umsatzsteuer auf deine Rechnungen aufzuschlagen – und sie auch nicht ans Finanzamt abzuführen. Das vereinfacht die Buchhaltung enorm und gibt dir gegenüber Privatpersonen einen kleinen Preisvorteil.

Voraussetzung ist, dass dein Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet:

Vorjahr: maximal 25.000 Euro Umsatz
Laufendes Jahr: voraussichtlich maximal 100.000 Euro Umsatz

Bist du im selben Jahr gestartet, gilt nur die Grenze für das laufende Jahr – anteilig auf den Rest des Jahres hochgerechnet.

Wichtig: Die Grenzen gelten für den Nettoumsatz, also deine Einnahmen ohne Umsatzsteuer. Und: Du hast kein Recht auf Vorsteuerabzug. Was du für dein Business einkaufst, kannst du dir die enthaltene Steuer nicht vom Finanzamt zurückgeben lassen.

Was muss auf die Rechnung – und was nicht?

Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Du gibst also keinen Steuerbetrag und keinen Steuersatz an. Dein Rechnungsbetrag ist der Endbetrag – fertig.

Was aber zwingend auf die Rechnung muss, ist ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Der klassische Wortlaut lautet:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Dieser Satz ist kein Pflichttext, der wortwörtlich so stehen muss – aber der Hinweis auf §19 UStG muss erkennbar sein. Alternativ formuliert man es auch so:

„Als Kleinunternehmer im Sinne von §19 UStG erhebe ich keine Umsatzsteuer."

Beide Varianten sind zulässig. Such dir eine aus und schreib sie konsistent auf jede Rechnung.

Was passiert, wenn du den Hinweis vergisst?

Kurz gesagt: Ärger. Wenn du als Kleinunternehmer gar keinen Hinweis auf §19 UStG machst, kann das Finanzamt aus der Rechnung auf eine reguläre Rechnung mit Umsatzsteuer schließen – und dich auffordern, diese abzuführen. Das willst du nicht.

Außerdem kann ein Geschäftskunde, der deine Rechnung in seiner Buchhaltung verbuchen möchte, Probleme bekommen, wenn der Hinweis fehlt. Ein fehlender Pflichthinweis macht die Rechnung nicht automatisch nichtig, aber er führt zu Rückfragen und Korrekturbedarf – das kostet Zeit.

Also: Immer drauf. Einmal eingetragen, ist es kein Aufwand mehr.

Typische Fehler, die du vermeiden solltest

Umsatzsteuer trotzdem ausweisen. Das ist der schlimmste Fehler. Wenn du z.B. „19% USt: 0,00 €" schreibst, weil du denkst, das sieht professioneller aus – dann schuldest du dem Finanzamt diese Steuer, auch wenn sie null ist. Gib den Posten gar nicht erst an.

Falschen Hinweistext verwenden. Ein Text wie „steuerbefreit" reicht nicht. Er beschreibt etwas anderes (z.B. Befreiungen nach §4 UStG für Ärzte oder Bildungseinrichtungen). Du brauchst explizit den Verweis auf §19 UStG.

Umsatzgrenzen aus den Augen verlieren. Wenn dein Umsatz die Grenze überschreitet – z.B. du erwartest im laufenden Jahr mehr als 100.000 Euro – bist du ab sofort zur Umsatzsteuer verpflichtet, nicht erst im Folgejahr. Das Finanzamt muss du dann sofort informieren.

Keine Rechnungsnummer. Das hat nichts mit der Umsatzsteuer zu tun, aber auch Kleinunternehmer brauchen fortlaufende Rechnungsnummern. Vergiss das nicht.

Wenn du aus der Kleinunternehmerregelung herauswächst

Irgendwann läuft's. Und dann überschreitest du vielleicht die Umsatzgrenze. Ab dann bist du regelbesteuert und musst Umsatzsteuer erheben und abführen. Das bedeutet:

Auf neuen Rechnungen erscheint jetzt der Steuersatz (19% oder 7%)
Du bekommst eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Du reichst Umsatzsteuervoranmeldungen ein (in der Regel monatlich oder quartalsweise)

Das klingt aufwändig, hat aber auch einen Vorteil: Du kannst ab sofort die Vorsteuer auf deine eigenen Einkäufe geltend machen. Gerade wenn du viel in Equipment oder Software investierst, macht das einen spürbaren Unterschied.

Rechnungen als Kleinunternehmer einfach richtig schreiben

Das alles klingt nach viel Theorie – und ist in der Praxis eigentlich simpel. Der einzige echte Aufwand ist, sicherzustellen, dass der Hinweis auf §19 UStG auf jeder Rechnung steht und du keine Umsatzsteuerposten ausweist.

Mit fertiggemacht ist das kein Thema: Du legst einmal fest, dass du Kleinunternehmer bist, und die App sorgt automatisch dafür, dass der richtige Hinweis auf jeder Rechnung erscheint – ohne dass du jedes Mal daran denken musst. Deine Rechnung sieht professionell aus, enthält alle Pflichtangaben und kann per PDF direkt an deinen Kunden geschickt werden.

Probier es einfach aus – kostenlos und ohne Abo-Falle.

Umsatzsteuer auf der Rechnung als Kleinunternehmer: So machst du es richtig